CMS คือ …ปัจจุบันเทคโนโลยีในการสื่อสารได้พัฒนาไปไกลมากจนแทบจะตามไม่ทัน และยังมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ดังนั้นการประกอบธุรกิจจึงจำเป็นต้องมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับการทำเว็บไซต์เพื่อให้ธุรกิจทันยุคทันสมัยอยู่เสมอ ซึ่งการปรับแต่งเว็บไซต์ธุรกิจเพื่อให้ผู้ใช้เข้ามาเยี่ยมชมเว็บไซต์ของคุณจำเป็นต้องใช้เครื่องมือช่วยค้นหาเว็บไซต์ได้ง่ายขึ้น
สิ่งหนึ่งที่เจ้าของธุรกิจขาดไม่ได้ก็คือการทำ CMS ซึ่งจะช่วยจัดการกับเนื้อหาบนหน้าเว็บไซต์ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เรามาทำความรู้จักกับ CMS คืออะไร ในบทความที่จะนำเสนอดังต่อไปนี้
CMS คืออะไร มีบทบาทอย่างไรกับเว็บไซต์
Content Management System CMS คือ ระบบที่นำมาช่วยในการสร้างและบริหารจัดการเว็บไซต์แบบสำเร็จรูป โดยในการใช้งาน CMS นั้นผู้ใช้งานไม่ต้องมีความรู้ในด้านการเขียนโปรแกรม สามารถสร้างเว็บไซต์ได้ด้วยตนเอง โดยที่ตัว CMS มีโปรแกรมประยุกต์พร้อมใช้งานอยู่ภายในมากมาย เช่น ระบบจัดการบทความและข่าวสาร ระบบสืบค้นข้อมูล ระบบจัดการป้ายโฆษณา ระบบจัดการไฟล์ดาวน์โหลด
นอกจากนี้ CMS มีบทบาทต่อเว็บไซต์คือ ใช้ในการบริหารจัดการส่วนการทำงานต่างๆ ภายในเว็บไซต์ ทำให้บริหารจัดการเนื้อหาได้อย่างรวดเร็ว และเน้นการจัดการหรือการทำงานผ่านรูปแบบเว็บไซต์ ลักษณะการทำงานของ CMS คือ การนำเสนอบทความ เว็บ directory การเผยแพร่ข่าวสารต่างๆ ห้องสนทนาออนไลน์ กระดานสนทนา แบบสอบถาม ข้อมูลสถิติ การนับสถิติผู้เข้าชม การแก้ไขสมาชิกและผู้ดูแลระบบ การแสดงหน้ายอดฮิต และส่วนอื่นๆ อีกมากมาย ที่สามารถเพิ่มเติม ดัดแปลงแก้ไข แล้วนำมาประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมตามรูปแบบเว็บไซต์
ประเภทของ CMS
CMS เป็นระบบหลังบ้านที่ถูกสร้างขึ้นมาพร้อมฟังก์ชั่น และการบริหารจัดการเว็บไซต์ ซึ่งสามารถแยกประเภทได้ดังนี้
1.ระบบ CMS สำหรับการจดบันทึกหรือเขียนบันทึกเผยแพร่ส่วนบุคคล
2.ระบบ CMS สำหรับทำร้านค้า มีความสามารถใช้ในการซื้อขายสินค้า สามารถเพิ่มหรือลดรายการสินค้าได้ รวมถึงราคาได้
3.ระบบ CMS สำหรับทำสื่อการเรียนการสอนหรือบทเรียน เหมาะสำหรับนักเรียน ครู อาจารย์ และสถานศึกษาต่างๆ
4.ระบบ CMS สำหรับใช้ตอบปัญหาหรือสร้างเป็นชุมชน โดยมีการแบ่งหมวดหมู่ตามความสนใจของผู้เข้าชม
5.ระบบ CMS สำหรับใช้ภายในองค์กร หรือหน่วยงานที่มีความสัมพันธ์ต่อเนื่องกัน มีความรวดเร็วในการทำงาน สามารถช่วยเหลือกันได้ทำงานกันเป็นทีม
6.ระบบ CMS สำหรับจัดการอัลบั้มภาพมีฟังก์ชั่นการทำงานโดยการแบ่งเป็นหมวดหมู่ของภาพ สามารถกำหนดขนาดภาพหรือขนาดไฟล์ หรือย่อขยายภาพตามที่กำหนดได้
7.ระบบ CMS สำหรับใช้เป็นหน้าหลักของเว็บไซต์ ทำงานได้ด้วยระบบของตนเอง และสามารถนำระบบ CMS ประเภทอื่นๆ มาติดตั้งเพิ่มเติมได้
ขั้นตอนการดำเนินงานของ CMS คืออย่างไร
CMS จะมีการจัดระบบแบ่งแยกระหว่างเนื้อหากับการออกแบบออก โดยการออกแบบเว็บจะถูกจัดเก็บไว้ใน template ในขณะที่เนื้อหาถูกจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลหรือไฟล์ ซึ่งเมื่อมีการเรียกใช้งานจะมีการทำงานร่วมกันระหว่าง 2 ส่วน เพื่อสร้างเว็บเพจขึ้นมา โดยเนื้อหาจะประกอบไปด้วยหลายๆ ส่วน ซึ่ง CMS จะมีลำดับการดำเนินงานของเนื้อหา อธิบายได้ดังนี้
1.การนำเนื้อหาเข้าสู่ระบบ (Ingestion/Creation) เป็นขั้นตอนการเตรียมสร้างเนื้อหาที่ต้องมีการวางแผน ซึ่งเนื้อหาเป็นอย่างไร เกี่ยวกับอะไร เน้นไปทางด้านใด กลุ่มคนแบบไหนที่เข้ามาใช้งานเว็บ เมื่อได้เนื้อหาและเป้าหมายของเว็บแล้ว ให้ทำการรวบรวมเนื้อหาและจัดทำเข้าสู่ระบบ
2.การตรวจสอบเนื้อหา (Staging/Approval) เป็นขั้นตอนการตรวจสอบเนื้อหาว่าถูกต้องหรือไม่ ตรงกับความต้องการหรือไม่ จัดหมวดหมู่เป็นอย่างไร มีคำผิดหรือไม่ รวมไปถึงทดสอบการใช้งานระบบ CMS ด้วยว่ามีความพร้อมใช้งานและแสดงเนื้อหาได้ถูกต้อง
3.การเผยแพร่ (Delivery/Publishing) เป็นขั้นตอนสุดท้ายที่จัดทำ เนื่องจากต้องทำให้ผู้ใช้งานอินเตอร์เน็ตรู้จักเว็บไซต์ที่จัดตั้งขึ้นมา ต้องมีการจดทะเบียนชื่อเว็บไซต์ก่อนพร้อมทั้งหาพื้นที่ใช้งาน โดยส่วนมากแล้วบริษัทที่รับทำจะทำควบคู่กันไปเลย ซึ่งในขั้นตอนนี้ผู้ใช้งานควรศึกษารายละเอียดให้รอบคอบว่าการใช้งานเป็นอย่างไร มีข้อกำหนดอะไรบ้าง เพื่อที่จะให้ได้ข้อมูลในการจัดทำ เพราะถ้าไม่ใช้ Host ของตัวเองก็ต้องไปเช่าพื้นที่ที่มีบริการอยู่มากมายทั้งในประเทศและต่างประเทศ (ข้อมูลจาก วิกิพีเดีย)
ประโยชน์ของระบบ CMS
1.ช่วยให้ผู้ใช้งานเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้ง่าย โดยใช้เครื่องมือต่างๆ ช่วย เช่น SEO
2.ช่วยให้เว็บไซต์มีความทันสมัยตลอดเวลา
3.ผู้ใช้งานสามารถจัดการเว็บไซต์ได้ด้วยตนเอง ช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย
4.สะดวกสบายในการทำงานร่วมกัน
5.มีความปลอดภัยสูง (ข้อมูลจาก Funnel)
กล่าวโดยสรุป ระบบ CMS เป็นระบบหลังบ้านที่ช่วยจัดการเนื้อหาในเว็บไซต์และควบคุมเนื้อหาไม่ให้ข้อมูลล้าสมัย แม้ผู้ใช้ไม่มีความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคก็สามารถจัดการเนื้อหาบนเว็บไซต์ได้อย่างง่ายดาย ช่วยลดต้นทุนและเวลาในการพัฒนาเว็บไซต์ของธุรกิจหรือผู้ประกอบการลงไปได้เป็นอย่างมาก ทั้งนี้การเลือกใช้ระบบ CMS ให้เหมาะสมกับองค์กรเป็นสิ่งสำคัญหากเลือกไม่ตรงตามเป้าหมายขององค์กรก็จะทำให้ไม่ตอบโจทย์เท่าที่ควร
นอกจากนี้หากใครที่ต้องการสร้างเว็บไซต์หรืออยากปรึกษาข้อมูลและพัฒนาธุรกิจเกี่ยวกับการทำเว็บไซต์ BeurDev อาจจะเป็นคำตอบที่สามารถช่วยธุรกิจของคุณได้